Ez itt a „Hogyan kellene szoftvert vásárolni” téma folytatása is lehetne, mert nagyon színes és változatos a kép, de már ezzel a témaváltással átlépünk a vásárlást követő programhasználat időszakába.
Alapvetően kétféle szoftvervásárlót tudnék meghatározni – eddigi tapasztalataim alapján, ugyan van több is, de igyekszem tipizálni, ám időnként mindegyik típus különlegeseiből is bemutatok párat.
Az egyik a könyvelő, a másik a főnök esete.
A könyvelő gyakran egészen pontosan tudja, hogy mit szeretne, de sok esetben nincs a mai technológiai, használati körülményekre vonatkozó olyan ismerete, hogy hogyan is lehetne a használati módokat kombinálni, a mindennapos feladatok megoldásává tenni. Vagyis hogyan tudna a leghatékonyabban dolgozni.
A főnök típus sajnos sokszor egyikkel sincs tisztában – tiszteletem a kivételnek! Ugyanakkor találkoztam már ennek a fordítottjával is!
Az a legrosszabb, amikor a főnök elmondja, hogy mit, hogyan akar, de az nincs összhangban a törvényi előírásokkal. Ezt legtöbbször a számlázásra, készletkezelésre vonatkozó igények esetén tapasztaljuk meg, főleg, ha a kereskedelmi rendszerben készletkönyveléssel és nyilvántartással van összekötve a számlázás.
A könyvelők tanulták, általában ismerik a feladatot, de számlázást végzőknél nincs semmiféle képzési kötelezettség, így aztán nekik különösen nehéz a programkezelést és a mögötte álló szabályrendszert megtanítani. A számlázóknál is jó lenne egyfajta szakmai képzést bevezetni, ami azért lenne fontos, mert az áfatörvény, a számviteli törvény, a TAO törvény, a NAV Online előírásai, továbbá még a készletkezelésre vonatkozó számviteli szabályok fontos működési, eljárási rendet alkotnak a szoftverek működésében. Kiemelten problémás ez integrált rendszerkörnyezetben, mert ott még több a kötöttség, mint egy egyszerű, könyvelési háttér nélküli számlázó és készletprogram esetén.
Gondoljuk csak végig a következő címszavakat, amelyekhez jogszabályi előírások kapcsolódnak:
Számla kelte, számviteli teljesítés időpontja, áfa szerinti teljesítés időpontja, időszaki teljesítés időpontja, fizetési határidő, előlegszámla, végszámla, részszámla, módosító számla, helyesbítő számla, uniós számla, export számla, előzményszámla, gyűjtőszámla, számviteli bizonylat, deviza, devizaárfolyam, időszaki elhatárolás, partner adószám, uniós adószám, kiállítás nyelve, plusz még a NAV Online számlaszabályok stb. Ugye, hogy nem kevés már maga a felsorolás sem?
Bizony nem kevés! Mindezekre még rátesz, hogy az előző programban ezt így csináltuk, azt úgy, és ez az új program meg még ezt sem tudja, meg azt sem! Ránézésből még akár igaznak is tűnhet ez a vélemény!
Mi ennek az oka?
Az önálló, vagyis nem integrált, főkönyvvel, készletkönyveléssel nem összekapcsolt számlázóprogram (ezt szigetprogramnak is nevezzük) másként működhet, mint a főkönyvhöz és készletkönyveléshez integrált, pénzügyi rendszerrel is összekötött számlázórendszer.
Ez a két alapvető számlázó program-típus eltérően működik, ez utóbbiban több a kötöttség, több a kötelező sorrend, viszont sokkal nagyobb szolgáltatást nyújt a felhasználónak.
Kinek is van szüksége a nagyobb szolgáltatásra? A főnöknek, hiszen azért is választotta ezt a rendszert! Ellenben a főnök nem mindig tudja megszervezni a többféle törvényi előírásnak megfelelő működési, eljárási rendet, amit egyébként mi beépítettünk a programokba. Ha viszont nem ismerik ezeket a rendszeren belüli szabályokat, akkor a program nem lesz jó!
A számlázó ekkor panaszkodik, hogy nem jó a program, a főnök emiatt reklamál, a szabályok ismerete pedig itt kerül elő először komolyabban ebben a „műsorban”.
Amikor elmondjuk, hogy minek mi az oka, akkor kezd derengeni, hogy mit és hogyan kellett volna gondolni, szervezni, utasítani, kialakítani, kiket kellett volna oktatni és mire, stb.
Sajnos egyre bonyolultabbá válik a világ, semmi sem egyszerű, ami annak tűnik, ugyanakkor a képzés, az oktatás háttérbe szorult, mert sok a munka, sok a feladat, nincs idő a tanulásra, meg aztán az pénzbe is kerül. Ha végül is „kiegyenesedik” probléma, és jelentősebb fennakadások nélkül már megy a munka, csak szakértőként látjuk, hogy mennyi mindent nem használnak ki információszerzésre, mennyi mindent kihagynak a lehetőségek közül, amik a programban ott vannak kiaknázatlanul.
Ezt kinek mondjuk el? A főnöknek, aki nem számviteli, gazdálkodási szakember? A beosztottjának, aki, ha a főnök nem kéri, nem tolakodik a többletmunkáért?
A NAV Online számla 3.0 bevezetésével nagyon nagyot változott a helyzet ebben a témában – elsősorban követelmény oldalról. Ezek újabb eljárási szabályokat hoztak magukkal a nem kevés számú „régi” előírás mellé.
Az esetek egy részében sajnos ez az általános tapasztalatunk! Ám vannak szép számmal kivételek, ahol nagyon szépen megszervezett folyamatokon keresztül, eredményesen és kellemesen megy a munka! Mára már a számlázás szabályai valóságos tudománnyá váltak, ennek ellenére egyes cégeknél a szabályokból hiányosan felkészült személyzettel találkozunk, de azért egyre javul a helyzet – amire a NAV Online 3.0 változások voltak jelentős hatással!
Ügyfélszolgálatunk készségesen segít minden felhasználónknak, csak legyen meg a felhasználói oldalon az igény és fogadókészség, adott esetben oktatást is tartunk, ahol a gyakorlatban ki lehet próbálni és meg lehet tanulni a problémás területeket!