Olvasom valahol a közösségi média szakmai írásainak elapadhatatlan folyamában, hogy oktatásokat kell szervezni: „a társaságok könyvelőit meg kell tanítani a mérlegbeszámoló vezetői szemléletű értelmezésére, arra, hogy a számviteli információkat az ügyvezetés számára közérthető döntést támogató formában közvetítsék.” Eddig az írásból a nem szó szerinti idézet.
Elgondolkodtam ezeken a mondatokon, milyen jól hangzik! A következőkben kizárólag a saját tapasztalataimon alapuló véleményemet fejtem ki ebben a témában.
Közel négy évtizede annak, hogy könyvelőknek készítünk széles szolgáltatással bíró pénzügyi és számviteli programokat.
Mindegy, hogy vállalati könyvelő, vagy könyvelőirodai könyvelő a felhasználó, a Contorg programok által nyújtott szolgáltatások nagyon ki vannak erre a témára „hegyezve” – talán azért, mert, mint volt vállalati főkönyvelő mindig is fontosnak tartottam ezeket az információkat. Az már más kérdés, hogy az ügyfélkörünkben található felhasználók hogyan élnek ezekkel a lehetőségekkel.
Először: a könyvelőirodai könyvelő felé kellene egy ügyféligénynek jelentkeznie, hogy ilyen irányba is térjen ki a szolgáltatása.
Másodszor: a könyvelőnek olyan programmal kellene dolgoznia, amely ezeket az információkat egyetlen egy adatbevitelből tudja előállítani, mert az időtényező és a létszám nagyon fontos.
A legkedveltebb és legolcsóbb magyar könyvelőprogramban úgy tudom, hogy nincsenek ilyen sok lehetőség, talán egy egyszerűbb megoldást, ha kínálhat ebben a témában. Tehát kétféle alapdolog kell ahhoz, hogy beszélni lehessen a könyvelők felé erről: Az ügyféligény és megfelelő könyvelőprogram.
Cégek esetében egy kicsit már más a helyzet, ott az integrált könyvelő-, illetve egy Evolut ERP rendszer sokat segít ezen a helyzeten, bár megfigyeléseim szerint ezt sem lehet általánosnak tekinteni.
A Contorg Evolut rendszereiben többféle lehetőség van az úgynevezett vezetői számvitel gyakorlására. Lényegében 4-5 dimenziót képesek a rendszereink egy adatbevitelből előállítani. A többféle lehetőség finom összehangolásával még több, nagyon sok részletekbe menő olyan adat, információ kérhető listába, amelyeket a vezetői döntések meghozatalához – a magam részéről – nehezen nélkülözhetőnek tartok.
Nézzük sorba ezeket:
- Költséghely-könyvelés alkalmazása
- Árbevételi hely-könyvelés használata
- Költség-központok megnyitása és használata
- Profitcenter-megnyitása és használata
- Témagyűjtők használata
- Munkaszámok használata
- Főkönyvi folyószámlák használata
- Gazdálkodási adatok értékelése
Ezeken kívül, egyes főkönyvi, pénzügyi adatok szűrése nagyon sok többlet információt ad. Például a Contorg Evolut Főkönyvi rendszerben egy főkönyvi számla lekérdezése többféle szűrőn keresztül valósulhat meg, olyannyira extra tartalommal, hogy a kapott lista már nem is tekinthető főkönyvi számlának, hanem inkább egy vezetői információs tájékoztatónak.
Nézzük meg ezt is, milyen lehetőségünk van például egy 5-ös költségnem főkönyvi számla lekérdezése esetén.
Főkönyvi számla tartalmának lekérdezéséhez használható szűrők:
- Könyvelési naplóra
- Partnerre
- Témagyűjtőre
- Munkaszámra
ezen belül
- minden tételre
- csak a témagyűjtős/munkaszámos tételekre
- csak a témagyűjtő/munkaszám nélküli tételekre
- Időszakhatárra, időintervallumra,
- Számviteli teljesítés időpontjára
- ÁFA-teljesítés időpontjára
- Számla keltére
- Lekönyvelés időpontjára
- A lista forintban vagy devizában legyen
- Magyar, angol, vagy német nyelven
- Pénzügyi állapotra
ezen belül
- az összesre
- a rendezettre,
- a kényszer-kipontozottra,
- a kompenzációval rendezettre stb.
És így tovább – nem folytatom, így is legalább 15-féle lehetőség van, egy-egy főkönyvi számla tartalmának a megszűrésére – és ekkor még nem beszéltünk arról, hogy például a főkönyvi számlák az Evolut programban pluszként alábonthatók – ráadásul automatizáltan működnek.
Könnyen belátható, hogy egy ilyen képességű rendszer használatával a könyvelőirodai könyvelő is könnyen tud az ügyfele vezetésének számára nem a számviteli törvény szempontjai szerint készített nyilvántartásból, de annak létrehozása során végzett egy adatbevitelből sajátos információkat adni.
Elmondhatom, hogy az ilyen felhasználóink aránya az összes felhasználón belül kb. 10%, nemigazán menő dolog a vezetői információs rendszer könyvelőirodai működtetése, holott ez egy többletszolgáltatás is lehetne.
Mivel a témagyűjtő/munkaszám felépítése szintén csoportbontásos elven működik, egy-egy projekt kiválóan követhető ezzel a megoldással. Ott, ahol eredményesség kimutatására is szükség van, ott a költség-központ / profitcenter paraméterezést javasoljuk használni, ami már a tételes költségek, kiemelt szempontok szerinti bemutatását képes megoldani – egy gombnyomásra.
Természetesen ezek a lehetőségek különleges megoldásokat jelentenek a főkönyvi könyvelésen belül, amelyek használata előkészítést, paraméterezést, oktatást igényel. Na, pont itt van a probléma! A könyvelőirodai könyvelők pont erre nem költenek, mert úgy gondolják, hogy megy ez nekik, hiszen megszerezték már a mérlegképes képesítést.
Jelzem, tapasztalataim alapján: nem igazán megy, mert ezt meg kell tanulni ahhoz, hogy profi módjára nyújtsanak ilyen szolgáltatást. Mondom ezt személyes megfigyeléseink alapján, mert vannak olyan partnereink, akik profik ebben a vezetői számviteli szolgáltatásban is, vannak, akik nem. Ügyfélszolgálatunk szívesen segít felhasználóinknak, de van egy szint, ahol inkább egy célirányos oktatással kellene nekivágni ennek a témának, utána már könnyebb lesz telefonon, vagy interneten használható segítséget adni.