Dokumentumkezelés - archiválás

Az irodai irattárolás elkerülhetetlen, a könyvelés alapbizonylatai jórészt még mindig papíron készülnek – a szerződések, teljesítési igazolások, és még a számlák jó része is – sajnos. A bizonylatok a könyvelést követően irattárba (polcra) kerülnek és az egyéb dokumentumokkal együtt gyűlnek év végéig, hacsak közben vissza nem adjuk havonta az ügyfélnek, vagy a cég irattárába nem visszük.

Ne feledkezzünk meg arról sem, hogy az e-számlákat a befogadónál az elévülési idő végéig elektronikus formában kell megőrizni. A Contorg Evolut DokTár program egy zárt rendszerű informatikai megoldás, ami alkalmas az e-számlák archiválására is. Mivel a beérkezett e-számlákat  könyvelni is kell a letárolt e-számlát hozzá lehet kapcsolni a könyvelési tételhez. Ezzel két helyen is megtekinthetővé tettük a bizonylatot. Az egyik az e-számla archív mappa, a másik az adott könyvelési tétel. Mind a két helyen meg lehet pár kattintással nézni a kérdéses bizonylatot (e-számlát).

Az Áfa tv. előírása alapján elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. E kötelezettség teljesítésére teljesen megfelel az Evolut DokTár rendszer, biztosítja az eredet hitelességét és az adattartalom sértetlenségét.

Az e-számlák mellett időnként egyes szerződésekre, számlákra utólag is szükség lehet, elő kell venni, meg kell nézni, milyen előírások vannak, egy-egy számla milyen tételeket tartalmaz, milyen egyéb azonosítók találhatók a benne, stb. Ezeket egy adóellenőrzés során is be kell mutatni, sőt az alapbizonylatokat fel is kell ezekkel szerelni, mert ezek támasztják alá az adólevonásunk jogosságát, stb.

 

A DOKUMENTUMKEZELÉSRŐL BŐVEBBEN

Többször fordul elő, hogy hónapokkal később egy-egy könyvelési tételt meg kell alapbizonylat alapján még egyszer vizsgálnunk, amihez elő kell venni magát az alapbizonylatot, esetleg a hozzá tartozó szerződést, a teljesítési igazolást, vagy éppen a teljesítés körülményeit jelentősen befolyásoló, és bizonyító levelezést, egyéb iratokat, fuvarleveleket, dokumentumokat? Az energiaszolgáltatók már 2025 júliusától e-számlát küldenek, aminek az archiválását, tárolását szintén törvényi előírások szerint kell a befogadónak teljesítenie!

Nem  biztos, hogy elő tudjuk venni az alapbizonylatot és a kapcsolódó egyéb dokumentumokat, mert….

– Már visszaadtuk az ügyfélnek…
– Már elkerült az irattárba…
– Hosszabb időbe kerül előkeresni, vagy napokba telik, míg az ügyfél visszahozza…
– Elkérte a pályázati ellenőr, vagy éppen adóellenőrzésen van, stb…

Továbbá az e-számlák archiválását is ellenőrizheti a NAV, ekkor is szükség van a dokumentum-kezelés során  az archiválásra – amire szintén jogszabályi feltételek (ITM rendelet, 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet)  vonatkoznak. 

Ezek mind reális esetek!

Elég sokféle bizonylat, okmány lehet, amelyeket a könyvelésnél, áfalevonásánál meg kell tartanunk! Szerződések, teljesítést igazoló további okmányok (fuvarlevelek, vámhatározatok, CMR-ek, garancia levelek, stb.), levelezések PDF formátumban a könyvelési tételhez való hozzárendelésével lehetőség lesz bármikor elővenni.

A PDF dokumentumokat természetesen könyvelésre használjuk a papír alapú bizonylatok helyett, de lehetőség van egy későbbi időpontban is ezekkel a PDF okmányokkal kiegészíteni  egy-egy ügylet könyvelési tételeit, annak érdekében, hogy digitális formában álljon rendelkezésünkre a teljes dokumentáció.

Ha a könyvelési dokumentumkezelőt használjuk, akkor lehetőség van arra, hogy az alapbizonylatokról készített PDF formátumú „képeket” (fájlokat) könyvelés közben ne papíron lássuk, és közvetlenül hozzácsatolhassuk az adott könyvelési tételhez. Ennek a PDF fájlnak a dokumentum-kezelőben való használata lehetővé teszi, hogy könyvelés közben azonnal elénk kerüljön a kérdéses bizonylat, számla, szerződés, stb. amit ki is nyomtathatunk, vagy azonnal tovább küldhetünk. Ez pedig időben mérhető előnyt jelent!

E-Számlák archiválása

A Contorg Evolut DokTár rendszer alkalmas az e-számlák archiválására is. Ez a modul zárt rendszerű megőrzést tesz lehetővé, melynek lényege, hogy ebben a modulban úgy kerül az elektronikus dokumentum megőrzésre, hogy nem lehet azt  módosítani, törölni. Ennek alkalmazása azonnal megkezdhető, miután a Dokumentum-kezelő DokTár modul licence kiadásra került. A letárolt dokumentum megőrzése a Contorg Evolut DokTár modulban olyan, ami biztosítja az adattartalom változtathatatlanságát, és az adatállomány részeként addig őrizhető meg, ameddig a rendszert használó a megőrzési idő lejártáig azt a rendszerében megtartja. A letárolt bizonylatokat hozzá lehet kapcsolni egy-egy könyvelési tételhez, ami azt is jelenti, hogy nem csak az e-számlák mappát lehet megtekinteni, hanem az adott könyvelési tételben a hozzá kapcsolt dokumentumokat is meg lehet nézni, sőt ki lehet nyomtatni. Igaz, hogy az e-dokumentumokat elektronikus formában kell megőrizni, de ezek használata során elkerülhetetlennek tűnik, hogy papírra nyomtatva ne kerüljenek kézbe. Ez a kérdés azért érdekes, mert 2025. júliusától az energiaszolgáltatók is e-számlát bocsátanak ki, amikre szintén vonatkozik az arhiválási kötelezettség.

Egyébként a Contorg Evolut rendszerek által készített e-számlák minden példánya kap egy NetLock hitelesítést, ami biztosítja a kibocsátó részéről az archiválási feltételeket.

PDF-ben beérkező alapbizonylatok tárolása

A Contorg Evolut Dokumentumkezelés további előnye akkor keletkezik, ha Home Office-ban dolgozunk, vagy az ügyfél részéről megküldött számláinak PDF-példányait kell letárolni, amit távolról lehet feltölteni (a feltöltő lehet maga az ügyfél, vagy a könyvelőiroda egyik e feladatot ellátó munkatársa) a tárhelyünkre az alapbizonylatok PDF fájljait, és vagy egy osztott képernyőn, vagy egy második monitoron azokat könyvelés közben megjelenítve – mintha a papírszámla ott lenne az asztalunkon – tudjuk a könyvelési tételeket rögzíteni, és ami a lényeg: ezekhez hozzákapcsolni a PDF „képeket”. A hozzá kapcsolás lényegében egy kattintás, amit úgy is el fel lehet fogni, hogy a könyvelési azonosító (napló) számot ráírjuk kézzel az alapbizonylatra.

A rendszerünk úgy működik, hogy a beszkennelt (PDF) dokumentumokat az adott könyvelési tételhez hozzá lehet kapcsolni, és a könyvelési tételt a képernyőn visszakeresve a hozzá kapcsolt dokumentum fájlban is megnézhető, kinyomtatható. Ezzel a megoldással a könyvelés és a dokumentumok egységes feldolgozása valósul meg.  Ezzel a rendszerrel pár perc alatt az évekkel korábbról keresett szerződés, számla, vagy egyéb okmány elővehető!

A rendszerben a már letárolt PDF dokumentumok között  lehet keresni. Tekintettel az irattárolási helyszűkére ezeket a bizonylatokat, dokumentumokat már nem kell fizikai valójukban tárolnunk, ezzel a megoldással akkor is azonnal kézbe vehetők, még ha több évre is nyúlik vissza egy-egy beruházással, gazdasági eseménnyel, egy beszerzéssel kapcsolatos adatkeresésünk. Érdemes lenne kiszámolni, hogy az irodai irattárolás mennyibe kerül, főként akkor, ha több évnyi könyvelési anyagot, egyéb dokumentumot kell tárolnunk!

Nyilván való, hogy ezt a könyvelési dokumentumkezelést több telephelyes cégnél is jól lehet használni, de szükség esetén használható könyvelőirodai szolgáltatások nyújtása során egyaránt. Utólag is hozzákapcsolható a már meglévő és használatban lévő Evolut Kettős könyvviteli és Vállalati Integrált rendszereinkhez.

Az is nyilvánvaló, hogy egy ilyen tudású szoftver esetében új fajta munkavégzést lehet meghonosítani, ehhez meg kell szervezni, az iratkezelési feladatokat, meg kell határozni a kezelési fázisokat, szétosztásukat, stb. illetve olyan technikai feltételeket kell biztosítani, amelyek kellemessé teszik ezt a technikailag fejlettebb munkavégzést. Erre nézve nincs konkrét használati előírása, de a technikai felépítés elég tág határok között jelöli ki a lehetőségeket! Alkalmazásával újra lehet gondolni  a telephelyek és a központ közötti kapcsolattartás  módját, a bevezetésével adódó munkaszervezési, munkahelyi környezeti kérdéseket, könyvelőknél pedig az ügyféllel való együttműködés tartalmát, stb.

Ez a dokumentum-kezelő és feldolgozó szoftver a Contorg Evolut Pénzügyi és Számviteli Rendszer önálló moduljaként már 2018. óta használatban van! Érdeklődése esetén keressen bennünket bizalommal, munkatársaink készségesen segítenek Önnek!

SZOLGÁLTATÁSOK DÍJAI

Térítésmentes szolgáltatások:

Térítésmentes szolgáltatások
Telepítési, használatba vételi útmutató
Kezelői leírás (időről időre frissülő változatai) elektronikus könyv formájában letölthető
Contorg oktatóteremben kezelői oktatás egy alkalommal
Sajátos helyzetekben szoftvertanácsadás, személyesen, telefonon, e-mailben
Rendszeres szoftverfrissítések (programból indítható)
Internetes tudástár
Contorg Hírlevelek

Contorg szolgáltatások díjai:

CONTORG SZOLGÁLTATÁSI DÍJAK Az ÁSZF IV. 1.2-1.2 pontokban hivatkozott tételekDíjak Ft-ban
Programtelepítés – programtelepítés helyszínen24.000 Ft/alkalom+utazási költség
– adatbázis áthelyezés helyszínen10.000 Ft/óra + utazási költség
– programtelepítés, adatbázis áthelyezés internetes táveléréssel24.000 Ft/alkalom
Tanácsadás - Szakmai, informatikai tanácsadás, szakvélemény-készítés (+helyszínre utazás)10.000 Ft/óra + utazási költség
Szakmai tanácsadás e-mailben Contorg Kft székhelyéről, írásba foglalás10.000 Ft/óra
Személyes szoftverüzemeltetési tanácsadás program működtetésével kapcsolatban10.000 Ft/óra
Telefonos és TeamViewer-es szakmai tanácsadás éves előfizetés alapján40.000 Ft/év
Oktatás - Programkezelői kiscsoportos oktatás maximum 4 fő létszámig (4 óra/nap) Contorg Kft.-nél15.000 Ft/fő/nap
Programkezelői kiscsoportos oktatás 4 főig felhasználónál (4 óra/nap)60.000 Ft/nap+utazási költség
Adatbázis javítás, karbantartás, egyesítés, archiválás (Contorg Kft székhelyén)20.000 Ft/alkalom
Adatbázis javítás, hibakeresés (Contorg Kft székhelyén)10.000 Ft/óra
Adatbázis javítás, hibakeresés helyszínen Felhasználó székhelyén15.000 Ft/óra + utazási költség
Adatbázis javítás, hibakeresés internetes táveléréssel10.000 Ft/óra
Utazási költség - Helyszínre utazás 30 kilométeres körzeten belül5.000 Ft/alkalom
Helyszínre utazás megtett távolság alapján150 Ft/km
Érvényes: 2023. 01. 01-től. Az árváltoztatás jogát fenntartjuk!Áraink az áfát nem tartalmazzák!

Üzenetküldés

Vállalkozása számára személyre szabott ingyenes bemutatóért kattintson a tovább gombra és töltse ki az űrlapot!

Ajánlatkérés

Vállalkozása számára kiválasztjuk a megfelelő rendszereket, hogy minden könyvelési problémájára közösen megoldást találjunk.