Azt állítom, hogy az Evolut rendszer, képes összekötni a cég minden számviteli folyamatát.
– Amint azt már az Evolut rendszert jellemző tulajdonságoknál említettem, automatikus adatkapcsolat létezik a számlázás, a tárgyi eszköz, a készlet, a pénztár, a bank, és a bérügyviteli modulok között.
Mire lehet a programnak ezt a képességet a gyakorlatban használni?
– Mondok egy KKV céges példát: A készletek értékesítése számlázás útján történik. Egy ilyen komplex rendszernél mi történik ez esetben?
Előzőleg már készletre vettük a terméket, ami a főkönyvben nettó beszerzési áron kerül automatikusan lekönyvelésre a raktári készletre vétel alkalmával. Amikor eladjuk, ekkor kiszámlázzuk.
A számla rögzítését követően az anyag mennyisége azonnal lekerül a készletről nettó beszerzési áron, majd ezzel egy időben rákerül nettó eladási áron az árbevétel megfelelő analitikájára és főkönyvi számlájára, e mellett bruttó eladási értéken számítva a vevő főkönyvi számlájára és pénzügyi folyószámlájára.
Ugyanekkor a számla azonnal bekerül a számlanyilvántartásba, a felszámított áfanyilvántartásba kulcsonkénti áfaértéken, és a felszámított áfa főkönyvi számlájára, továbbá ebből az adott időszaki áfabevallásába, A60, FAD stb, továbbá, ha van projektkönyvelés, profitcenter, akkor még oda is.
Ugyancsak ezzel egyidejűleg a számla feltöltésre kerül a NAV Online felületére, de ugyanekkor gombnyomásra kiküldi a vevőnek az e-aláírással hitelesített e-számlát.
– Természetesen ennek az értékesítésnek – mivel a számla rögzítésével az egész folyamat lekönyvelésre került – már benne vannak az adatai a mérlegben, az eredménykimutatásban, továbbá a vevő partner pénzügyi nyilvántartásában is, ahol figyeli a rendszer a számla kiegyenlítését, jelzi a hátralékot stb. Tehát az egész egy összetett feladatokat jelentő automatizált műveletsor, ami egyetlen funkció a számla kiállításával és rögzítésével kerül a könyvekben kimutatásra.
-Tehát ezeknek a moduloknak a működtetésével lerögzített adatok könyvelésével nem kell időt tölteni, mert a könyvelést a paraméterezésnek megfelelően maga a program végzi el
Ezek szerint naponta lehet látni, a cég működésének adatait?
– Igen, óráról óra valós idejű információk állnak a vezetés rendelkezésére. Ezt még lehet fokozni a megrendelések bekapcsolásával, a gyűjtőszámlázás lehetőségeivel, a jövedéki kereskedők sajátos nyilvántartásaival, a mezőgazdasági termelők felvásárlási jegyeinek elkészítésével, továbbá a program képes az állatkönyvelés állománymozgásainak kezelésre is.
-Tehát nagyon komplett folyamatok kezelését teszi – akár több munkakör érintésével is – lehetővé az Evolut KKV Rendszer. Egyszerűbb, gyorsabb és hibamentes, valós idejű folyamatok zajlanak, ám ezeket előre meg kell szervezni és meg kell a kezelőknek tanulniuk.
Ezzel mondhatjuk azt, hogy az integráció nem csak kényelmi funkció – hanem idő- és pénzmegtakarítás a gyakorlatban.